De verborgen kosten van onze informatiegewoonten
Veel van de informatie die we dagelijks maken en gebruiken, zit opgesloten in Word-documenten. Dat voelt vertrouwd, maar die werkwijze heeft een aantal grote nadelen die we zelden onder ogen zien. Onder de visuele schil van Microsoft en de schijnbare eenvoud van ‘de cloud’ gaat een structureel probleem schuil. We zijn al decennia verslaafd aan het zogenaamde ‘gemak’ en de schaalbaarheid van het systeem, zonder ooit fundamenteel te herzien hoe we eigenlijk met informatie omgaan.
Een Word-document is gemiddeld duizend keer groter dan een platte tekstfile met exact dezelfde inhoud. Het verschil? Die extra bytes bestaan grotendeels uit opmaak, versiesporen en printinstructies, niet uit informatie. De implicaties daarvan zijn enorm: meer opslagruimte, hogere kosten, groter energieverbruik en dus ook een aanzienlijke milieu-impact.
Daarnaast maakt deze ballast het terugvinden van informatie onnodig ingewikkeld. Wat ooit bedoeld was als een handige drager voor tekst, is uitgegroeid tot een ondoorzichtig formaat dat zowel mensen als machines belemmert om efficiënt met informatie te werken.
Het is tijd om dit probleem niet langer te accepteren als ‘hoe het nu eenmaal is’ maar om te onderzoeken hoe het anders kan; slimmer, duurzamer en toekomstbestendig.
De pilot in het kort
De Pilot Informatie Autonomie onderzoekt of het mogelijk is om voor slechts 1 à 2 procent van de kosten een informatieoplossing te verkennen die 70 à 80 procent van de functionaliteit biedt van bestaande systemen zoals SharePoint maar dan met:
- een groter datavolume
- betere datakwaliteit en -integriteit
- veiligere lokale opslag
- volledige machineleesbaarheid
- hogere gebruikerstevredenheid
Aanpak en focus
Periode: 24 oktober 2025 – 31 maart 2026
Aanpak: 12 werksessies van één dag
Focus: Onderzoek naar markdown als alternatief informatieformaat voor 80% van de dagelijkse informatiebehoefte van eindgebruikers
Waarom deze pilot
Het structurele informatieprobleem
Overheidsorganisaties worstelen al decennialang met het beheren, bewaren en terugvinden van informatie. Wat begint als een praktisch werkprobleem, groeit regelmatig uit tot maatschappelijke crises met grote gevolgen, denk aan de toeslagenaffaire, het WIA-dossier bij UWV of de aardbevingsproblematiek in Groningen.
Er is tot nu toe nog geen praktisch, uitvoerbaar perspectief ontwikkeld op hoe overheidsorganisaties structureel anders kunnen omgaan met informatie. Deze pilot wil daar verandering in brengen.
Vijf urgente thema’s
1. Datasoevereiniteit
Veel overheidsdata wordt opgeslagen op servers onder Amerikaanse jurisdictie. Het is
cruciaal dat overheidsorganisaties weer volledige controle krijgen over hun eigen data.
2. Informatie-liquiditeit
Het vinden van informatie kost nog altijd veel tijd en moeite. Martijn Aslander noemt dit een gebrek aan “informatie-liquiditeit”. Informatie stroomt niet vrij genoeg door organisaties. Beter gebruik van metadata kan hierin veel veranderen.
3. Beveiliging
De bescherming van gevoelige overheidsinformatie blijft een essentieel aandachtspunt.
4. Duurzaamheid
Het beheren van hardware, software en dataopslag vergt veel energie, koeling en water. Efficiëntere omgang met digitale middelen draagt bij aan een duurzamere overheid.
5. Kunstmatige intelligentie
Overheden willen AI inzetten, maar veel documentformaten (zoals .docx en .pdf) zijn moeilijk en energie-intensief te verwerken door computers. AI-tools werken het beste met tekstformaten als markdown (.md), waarin opmaak en metadata direct zijn opgenomen.
Wat willen we bereiken?
De pilot richt zich op de dagelijkse informatiebehoefte van overheidsmedewerkers, van beleidsadviseurs tot communicatiespecialisten. Hoe kan informatie die gedurende de dag ontstaat beter worden vastgelegd, geordend en teruggevonden?
We willen aantonen dat een nieuwe aanpak mogelijk is die:
- voor 1 à 2% van de kosten 70 à 80% van de functionaliteit biedt van bestaande systemen;
- een groter datavolume aankan;
- betere datakwaliteit en -integriteit levert;
- veiliger en lokaal opgeslagen kan worden;
- volledig machineleesbaar is (en dus geschikt voor AI);
- en zorgt voor een hogere gebruikerstevredenheid
De oplossing richt zich op 80% van de informatiebehoeften van 80% van de gebruikers. De resterende 20% vraagt om zeer specifieke toepassingen die buiten de scope van deze pilot vallen.
Hoe pakken we dit aan?
Pragmatisch experimenteren
Geen dikke rapporten of theoretisch onderzoek, maar een praktische aanpak. Gedurende een half jaar werken deelnemers van verschillende overheidsorganisaties in twaalf dagvullende sessies aan de centrale vraag: Hoe kunnen we informatie eenvoudiger, veiliger en toekomstbestendiger organiseren?
Technische focus: Markdown
De pilot onderzoekt markdown als kernformaat voor informatiemanagement.
Markdown is een moderne, gestructureerde variant van het klassieke tekstbestand (.txt), waarin opmaak en metadata in het document zelf zijn opgenomen.
Deze keuze markeert een fundamentele verschuiving: Word-documenten zijn ontwikkeld om te worden geprint, niet om informatie duurzaam te bewaren of te ontsluiten. Markdown biedt juist dát fundament: eenvoud, openheid en machineleesbaarheid.
Wie zijn betrokken?
Deelnemende organisaties:
UWV
Veiligheidsregio’s
Belastingdienst
Politie
Het aantal deelnemende organisaties groeit. Het vraagstuk is immers universeel en speelt bij alle overheidsorganisaties.
Projectteam:
Martijn Aslander – Initiatiefnemer en projectcoördinator
Peter Ros – Projectmanager, bewaakt contouren en afspraken
Kim van den Berg – Projectsecretaris, aanspreekpunt en formele coördinatie
Joost Plattel – Onderzoeker
Herman Kopinga – Onderzoeker
Annedien Hoen – Onderzoeker
Mark Meinema – Onderzoeker
Frank Meeuwsen – Onderzoeker
Ronald Mulder – Onderzoeker
Raad van Advies:
Bas Eenhoorn – Voormalig Digicommissaris
Arre Zuurmond – Voormalig Digicommissaris
Brenno de Winter – Securityspecialist
Wouter Bronsgeest – Voorzitter KNVI
Een initiatief van de stichting Digitale Fitheid
De Stichting Digitale Fitheid is de uitvoerende entiteit van deze pilot.
Samen met RADIO (Rijksdienst voor Overheidsinformatie) organiseert de stichting jaarlijks de Maand van de Digitale Fitheid, waaraan inmiddels meer dan duizend organisaties hebben deelgenomen.
Daarnaast organiseert de stichting de European PKM Summit, gericht op persoonlijk kennismanagement. In maart 2026 vindt in Utrecht de derde editie plaats, waar enkele honderden denkers en doeners van vijf continenten samenkomen om kennis en ervaringen uit te wisselen.